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清和綜合建物株式会社（以下、「当社」といいます。）は、お客様の個人情報の保護及び適正な管理が重要な社会的責務であると認識し、以下に掲げる個人情報保護方針を役員及び職員に周知し、適切な取扱いが行われるよう取り組むと共に適切な管理の維持に努めてまいります。

１．個人情報の取得

当社は、業務上必要な範囲内で、適法かつ公正な手段により個人情報を取得します。

２．個人情報の利用目的

当社は、取得した個人情報を、不動産賃貸事業、不動産・不動産信託受益権の売買及び仲介、ならびに付帯する関連サービスの提供を行うために、必要な範囲内で利用するほか、業務遂行のために、業務委託先等に提供を行うことがあります。この場合、当社は、個人情報保護法に従って、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。

３．個人情報の第三者への提供

当社が保有する個人情報の取扱いに当たり、以下の場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく第三者に個人情報を提供しません。

1. 法令の規定に基づく場合
2. 人の生命、身体又は財産の保護のため必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
5. その他、個人情報保護法で規定する手続きに従い第三者に提供する場合

４．安全管理措置に関する事項

当社が保有する個人情報は、適正かつ慎重に管理し、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、改ざん、漏えい等を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

1. 基本方針の策定
   • 個人情報の適正な取扱いを確保し、質問及び苦情処理の窓口をお知らせするため、本方針を定める
2. 個人データの取扱いに係る規律の整備
   • 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報取扱手続を策定
3. 組織的安全管理措置
   • 個人データの取扱いに関する責任者（個人情報保護責任者）を設置
   • 個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化
   • 法や社内規定に違反している事実又は兆候を把握した場合の個人情報保護責任者への報告連絡体制を整備
   • 個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署による監査を実施
4. 人的安全管理措置
   • 個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施
   • 個人情報についての秘密保持に関する事項を就業規則に記載
5. 物理的安全管理措置
   • 個人情報を取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施
   • 個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じる
   • 事業所内の移動を含め、個人情報を取り扱う機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人情報が判明しないよう措置を実施
6. 技術的安全管理措置
   • アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報の範囲を限定
   • 個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入

５．個人情報の開示・訂正等の手続き

当社が保有する個人情報の開示、訂正、利用停止等に関するご本人又は代理人からの請求があったときは、以下の場合を除き、遅滞なく回答、対応いたします。

1. 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
2. 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
3. 法令に違反することとなる場合

なお、開示しない場合又は当該保有個人情報が存在しない場合にはその旨を回答いたします。

６．個人情報についての問い合わせ窓口

当社の個人情報等の取扱いに関するご意見、ご質問、又は苦情につきましては、こちらまでご連絡ください。

［問い合わせ窓口］
〒100-0005 東京都千代田区丸の内1-6-1　丸の内センタービルディング4階
清和綜合建物株式会社　総務部
Tel.（03）5252-1356　fax.（03）5252-1368
（受付時間：土・日・祝日・年末年始を除く　9:00~17:00）